Praktiske tips om hvordan du organiserer dokumenter hjemme og på jobb.

En haug med papirer hjemme, et berg av dokumenter på jobben - hver av oss kjenner dette overveldende bildet, både bokstavelig og billedlig. Dessuten er det ikke det verste synet i det hele tatt. Det verste er at du ikke finner dokumentet du trenger særlig mye. Og herfra er det bare et skritt unna stress og unødvendige nerver. Det er grunnen til at Google-teamet har utarbeidet praktiske tips for deg, takket være at du vil bringe orden på dokumentene dine en gang for alle, unngå stress og bringe mer orden til livet. Her er vår korte guide til hvordan du sorterer dokumentene dine.

Dokumentsegregering - nyttig tilbehør

Det er ikke nok å sortere papirene skikkelig. Du må da ordne dem og oppbevare dem slik at du alltid enkelt kan finne brevet eller regningen du leter etter. Derfor, før du begynner å rengjøre, forberede alt nødvendig tilbehør:

• mapper eller mapper,
• pappesker, f.eks. for sko
• binders og binders,
• selvklebende klistremerker / etiketter,
• tusj og en penn,
• T-skjorter for dokumenter (mye!),
• stiftemaskin, puncher,
• gule klistrelapper,
• permer.

Dokumentsegregering - inndeling i kategorier

Når du har alt nødvendig tilbehør klart, tenk på hvilke kategorier du vil dele dokumentene inn i. For at du ikke skal gå glipp av noe, skriv en liste over dem på et stykke papir. Nedenfor finner du våre forslag til de mest populære kategoriene. For noen er det verdt å innføre en inndeling i dokumenter knyttet til hvert familiemedlem.

Her er vårt forslag til kategorisering:

• Fast eiendom: forsikringskontrakter, regninger, notarius publicus, kontrakter med energi, gass, internettleverandører, meldinger fra borettslaget mv.
• Økonomi: kontrakter og korrespondanse med banker, låneavtaler, kontoutskrifter, dokumenter vedrørende trygdeetaten, dokumenter fra skattekontoret mv.
• Bil: forsikringskontrakter, reparasjonsregninger, bildokumenter, etc.
• Forretningsdokumenter (hvis du driver virksomhet): fakturaer, kontrakter mv.
• Kjøp: regninger, garantier, etc.
• Helse: vaksinasjonsjournaler, testresultater, henvisninger etc.
• Arbeid: ansettelsesbevis, arbeidskontrakter, attester, vitnemål, meninger.
• Utdanning: vitnemål, sertifikater.
• Personlige dokumenter: fødselsattester, vigselsattester, dødsattester, rettsdokumenter, fullmakter mv.

Begynn å arkivere dokumenter hjemme og på kontoret

Skriv ned hvert kategorinavn på et eget ark. Plasser de signerte sidene på skrivebordet ditt eller på gulvet - hvor du skal arkivere dokumenter. Klar? På tide å begynne å sortere. Det er også verdt å forberede et sted å kaste unødvendige papirer, for når du surfer vil du sikkert finne og slikt. Hvis du rengjør kontoret, legg unødvendige papirer i en makuleringsmaskin, hvis du er hjemme - husk å rive dem.

Ordne dokumentene

Når alle dokumentene er sortert etter kategori, legg dem i mapper eller legg dem i permer. Vi anbefaler deg å ordne dokumentene dine i rekkefølge fra eldste til nyeste. Takket være dette er det lettere å finne de mest oppdaterte og du vil holde orden i permene dine – neste gang kan du legge til flere dokumenter foran.

Lag en detaljert beskrivelse

Beskriv til slutt permene og mappene - klistre klistremerker / etiketter eller lapp på dem og signere dem. Det gjenstår bare å legge på en hylle. Puh. Klar!

Organiser dokumenter på farten

For ikke å kaste bort tid på å legge hvert nytt dokument eller varsel i en perm, samle dem sammen i en beholder eller i en boks. Siden esken skal passe til A4-ark, vil en skoeske være perfekt for denne rollen. En gang i uken (for arbeidsdokumenter) eller en gang i måneden (for dokumenter du har hjemme), bruk et kvarter på å legge dem i en passende perm eller perm. Takket være dette kan du enkelt holde orden på kontoret og hjemme, du blir kvitt stress og søl!