Sorter dokumenter og rydd opp i PC-en

Hoper regningene seg opp i den nederste skuffen din, finner du ikke lenger kjøretøyforsikringsdataene dine eller leter du desperat etter lønnsslippene dine? Da er det på høy tid å sette dokumentene i orden. Finn ut her hvordan du kan sortere papirer og rydde opp i PC-en slik at du kan finne viktige dokumenter raskere i fremtiden.

Organisere dokumenter

For å takle kaoset, bør du først bestemme deg for et system som du kan organisere postene dine med. Du bør designe dette på en slik måte at det gir mening for deg. De viktigste dokumentene skal alltid være innen rekkevidde - de viktigste dataene bør derfor plasseres øverst i hver mappe eller kartotek, hvor du enkelt kan finne dem igjen. Følgende tips vil hjelpe deg med å lage et meningsfylt system.

• Lag kategorier og ordne innhold kronologisk: Lag mapper eller filer for ulike fagområder der du kan ordne dokumentene kronologisk. Bruk for eksempel en arbeidsmappe for lønnsslipper og arbeidskontrakter, en forsikringsmappe for bil, bolig- og livsforsikring, og en bankmappe for kontoutskrifter og kontoinformasjon. I bankmappen legger du den eldste kontoutskriften bak, den nyeste foran, og så videre.
• Hold viktige kontaktopplysninger samlet: For at du neste gang du skal gjøre selvangivelsen ikke trenger å gå gjennom en hel mappe for å finne telefonnummeret til regnskapsføreren din, bør du opprette en ekstra mappe med alle viktige kontaktopplysninger og navn på kontaktpersonene dine.
• Lag hyller for nye dokumenter: Bruk hyller til å sortere innkommende korrespondanse slik at du kan behandle den raskere i etterkant. Så det kan være fornuftig å opprette et arkiv for innkommende fakturaer og et arkiv for alle andre brev og dokumenter. Dette sparer deg for tid når du sorterer og arkiverer dokumenter.
• Sorter papirer regelmessig: Jo oftere du organiserer og arkiverer de nye dokumentene, jo mindre innsats krever det. Det forhindrer deg også i å betale regninger for sent og manglende frister. Gå for eksempel gjennom filene dine en gang i uken og arkiver dem deretter.

Rydd opp datamaskinen

Digitale data må også sorteres fra tid til annen. Dette hjelper deg ikke bare å finne veien rundt din egen PC bedre, det får også datamaskinen til å fungere raskere og skaper ekstra lagringsplass. Her er hva du skal gjøre når du vil rydde opp i PC-en:

1. Først avinstallerer du programmer som du ikke lenger bruker, som har utløpt eller som du eier mer enn ett. Spør deg selv om du virkelig trenger tre forskjellige nettlesere og om du vil spille gamle spill igjen.
2. Etter det bør du fjerne de midlertidige filene som de slettede programmene etterlater seg. Nyere operativsystemer har ofte en diskopprydding som gjør dette trinnet automatisk.
3. Slett deretter alle gamle filer du ikke lenger trenger.
4. Hver gang du rydder opp på harddisken, er det fornuftig å defragmentere den etterpå. Dette vil fylle ut hullene som er igjen av de slettede programmene når de gjenværende dataene beveger seg nærmere hverandre. Med nyere harddisker, såkalte Solid State Disks (SSD), er dette ikke lenger nødvendig. Her informerer operativsystemet automatisk harddisken om hvor det er plass til nye data, noe som kan øke skrivehastigheten.

Uansett om det er en PC eller et skrivebord – gjør livet ditt enklere ved å sortere dokumentene og lage et fremtidssikkert arkivsystem. Dette gjør ubehagelige oppgaver som å betale regninger og fornye forsikring raskere.