Hvordan organisere brev, kvitteringer og annet papirarbeid best mulig

Føler du også noen ganger at du drukner i papirbunker du ikke har sjanse til? Du er ikke alene! I teamet vårt er vi klar over hvor vanskelig det er å vite alt som går gjennom postkassen vår, og enda mer i alt kaoset å finne det ene dokumentet vi trenger. Derfor har vi i Google utarbeidet noen enkle tips til deg om hvordan du organiserer korrespondansen din og vet nøyaktig hvor du finner den i fremtiden. Les med oss hvordan du gjør det.

Hva du trenger for å organisere korrespondansen

Du kan bruke en rekke kontorrekvisita til å organisere brev, kvitteringer og annet papirarbeid - det er opp til deg hva du synes er mer praktisk og oversiktlig. Prøv for eksempel:

- Store kontormapper med rom merket i forskjellige farger.

- Oppslagstavler i kork som du kan feste korrespondanse på med pinner.

- En stor boks kun for korrespondanse, som du ønsker å arkivere på ubestemt tid. Du kan la den stå på loftet eller garasjen mesteparten av tiden.

- Et spesielt lett tilgjengelig sted for nye brev som må sorteres (bord i gangen eller arbeidsværelset, hylle på kjøkkenet osv.)

Hvordan sortere post

Uansett hvilken fremgangsmåte du bestemmer deg for, husk at det viktigste er at systemet du velger passer deg og hjelper deg å unngå papirsøl i hjemmet ditt i fremtiden. Følg disse trinnene for å bekjempe overdreven korrespondanse:

– Samle alle papirene du kan finne i huset og begynn å sortere det.

– Rydd bordet på kjøkkenet eller kontoret og brett ut alle papirene som skal sorteres.

- Del hvert brev, kvittering og annen type papir inn i kategorier som: kvitteringer og garantier for varer, håndbøker for husholdningsapparater, resepter på medisiner og andre medisinske dokumenter, vann- og strømregninger, brev fra familie og venner, kontoutskrifter, forsikringsdokumenter, viktige dokumenter som fødselsattester og pass, og så videre...

- Resirkuler alle dokumenter du velger å kaste.

– Del opp dokumentene du bestemmer deg for å beholde i de du snart må forholde deg til, som du kan utsette til senere og som du vil arkivere på ubestemt tid.

- Lag et spesielt sted for hver av de tre kategoriene. Oppbevar korrespondansen som du trenger å håndtere så snart som mulig på et godt synlig sted - for eksempel et sted på kjøkkenet. Motsatt kan du legge igjen papirer som du arkiverer på ubestemt tid i en boks på loftet eller garasjen.

– Prøv å vise eller heng opp brev, bursdagskort og annen korrespondanse som betyr noe for deg i huset. Du kan også bruke en fin gaveeske til å oppbevare dem.

– Ikke glem å merke alle kategorier slik at du vet hva som er og hvor det hører hjemme i fremtiden.

- Lag en spesialkurv ved inngangsdøren, på kjøkkenet eller på et annet strategisk sted, som kun er beregnet på post som nettopp har kommet og som du ønsker å bli kvitt.

Hvordan organisere korrespondanse i fremtiden

Når du har håndtert bunken med stablet post, vil det være mye lettere i fremtiden å sørge for at korrespondansen din ikke samler seg for mye igjen. For å forhindre dette, prøv ett av følgende triks:

– Hvis du mottar mer post i husstanden, del den alltid mellom de enkelte familiemedlemmene så snart posten kommer, og bestem et spesielt sted for brev til alle.

– Prøv å kategorisere korrespondanse så snart den kommer. Du vil lagre arbeidet ditt senere.

- Bruk en kalender eller påminnelse på telefonen for å planlegge når du setter deg ned for papirarbeid som trenger mer oppmerksomhet.

– Vurder å gå over til elektronisk korrespondanse så langt det er mulig. Dette vil spare deg for tid og miljø.

Hvis du er i organisatorisk humør for øyeblikket, les også 6 tips om hvordan du organiserer og skjuler kabler hjemme!